一、制作计划书

　　要求：活动时间，内容，目的，开展的形式，活动预算，并上报院学生会主席、院团委。

　　二、活动前期准备

　　1、准备活动计划书，（需有赞助的活动至少提前一个月左右拉赞助）。

　　2、如果需要从校外请人，需尽早做好准备，进行联系。

　　3、联系活动场地，并且提前一至两周左右，填写大型活动申请单。

　　申请步骤：（1）填写活动申请单，（2）请示常委会批准，（3）请团委书记签字；（4）请活动场地教务处或楼管科负责老师签字；（5）如需借用电视设备等请影视中心设备科签字。

　　注：申请单一式两份，交到学院保卫处一份，自己保留一份报团委学生会办公室备案。

　　4、预定宣传海报栏

　　三、举办晚会

　　1、前两星期左右开始制作活动预算单及节目单。做好后拿给常委会和学工办老师审阅。

　　2、如果邀请媒体，需提前两至三星期联系。

　　3、两星期设计好舞台，提前一星期购买材料，在晚会前两周预定场地，晚会前晚或当日上午布置好舞台。

　　4、若要请评委，需与常委会和学工办老师及早商定评委人选，提前三星期与评委老师联系。

　　5、根据资金情况和老师意见决定比赛奖品设定，在正式比赛前三天购买奖品。

　　6、晚会如需用灯光音响，须早日从学工办老师处取得联系方式联系，并在晚会前定场地安装灯光音响，一定要与灯光音响师联系好安装时间，尽量留出空余时间，以防意外事件发生。

　　7、晚会前两天做好晚会人员分工，并在晚会前一天开会，布置晚会当晚人员分工。

　　8、前一天制定好节目流程，要尽量详细，发给晚会到场的干部人手一份。并在此基础上，做出晚会灯光要求，给负责灯光的老师和干部各一份，做出晚会音响要求，给负责音响的老师和学生干部各一份。

　　9、前几天打出其他各部的增援安排，给主席检查，并尽早通知各部部长，在晚会前一天给各部增援的人员开会，强调注意事项。

　　10、提前一至二天，给节目演员开会，强调注意事项。

　　11、晚会当天需提前两至三小时到场，部内和其他部干部分到场，再次落实工作任务，熟悉工作场，开门前半小时工作人员各就各位。演员要提前半小时以上到场，如演中较多，可分批到场，但需注意到场准时。

　　12、工作人员安排分前场后场：前场主要为秩序维持，观众入口处治安维持，观众入口处治安维持，观众入口发放礼品，前场幻灯片及追光。后场，灯光，音响，左右后台秩序维持，道具，演员签到，演员催场等。

　　13、结束后组织工作人员、演员合影，之后组织各部工作人员打扫会场，拆舞台背景运走，清扫舞台等善后工作。

　　四、活动后期

　　1、当天写好新闻稿，并交给广播站、网络中心发布到校园网上。

　　2、活动结束一周之内，写出活动总结，经分管副书记或者副主席审批后打印出来，交办公室存档。

　　3、整理活动中所有的文档，整理好后部内留一份存档，并交给办公室一份，用于备份存档。

　　4、整理相片，将有关相片送给学工办及院领导。

　　5、整理活动中所购买的道具物品，交团委学生会办公室登记储存。

　　6、整理活动中的所有发票，报账。

　　7、可制作活动动宣传展板。

　　 湘潭大学机械工程学院团委学生会

　　 二0一五年六月